Bakgrund
Botkyrka är en av Stockholms största kommuner. 93 000 invånare är potentiella användare av kommunens IT- och digitaliseringslösningar och 24 500 medarbetare och elever använder regelbundet kommunens IT-tjänster. Förväntningarna på att kommunen ska erbjuda effektiva digitala tjänster för både anställda och medborgare är stora, men kommunen kunde tidigare inte matcha efterfrågan. Det fanns behov av att förnya och förändra arbetssätt och utveckla IT-tekniska lösningar för att få fart på digitaliseringen och bygga en organisation som stöttar en modern kommun med effektiva IT-tjänster.

Lösning
B3 anlitades för att stötta Botkyrka i förändringsarbetet med att initialt kartlägga befintlig organisation och arbetssätt samt fånga förväntningar och behov för att därefter föreslå uppdrag, ansvar och organisationsstruktur för IT- och digitaliseringsverksamheten, peka på beslut som måste tas samt ta fram en handlingsplan för organisationens utveckling.

Målbilden var tydlig, att få fart på digitaliseringen inom kommunen. En viktig del av lösningen var att skapa en ny enhet för digital utveckling där frågorna får hög prioritet och verksamheten går från att vara leverantör av ett begränsat antal tjänster till att ta på sig ledartröjan och skapa en vision för det digitala arbetet. Vidare visar utredningen på behovet av att skapa en agil, förändringsbenägen organisation. Det handlar inte enbart om att utveckla nya digitala tjänster, utan framförallt om en kulturförflyttning i tänkande och arbetssätt för medborgarnas bästa och för att göra varandra bättre, istället för att se varandra som beställare, leverantörer och kunder.

Kommunledningen förändrade samtidigt sitt arbetssätt för att kunna ge digitaliseringen tillräcklig uppmärksamhet. Den samlade lösningen skapar förutsättningar för en effektiv digital utveckling inom kommunen.

Resultat
Förändringsarbetet pågår fortlöpande enligt fastställd handlingsplan och har kommit en bra bit på väg. En ny digitaliseringschef har tillsatts med det samlade ansvaret för IT- och digitaliseringsfrågor inom kommunen. Det har gjorts omtag på flera håll, bland annat avseende kommunens förvaltnings- och utvecklingsmodeller samt olika processer som sätter ramar och struktur för kommunens arbete. Steg för steg drivs förändringsarbetet för att bli en modern kommun där digitaliseringsfrågorna står högt på agendan.

— Vi behövde en partner med djup kunskap inom området som kunde hjälpa oss på vägen framåt. Samarbetet med B3 har fungerat mycket bra. Spelplanen har ändrats under resans gång men med ett snabbt agerande har arbetet anpassats efter de nya förutsättningarna. Jag som beställare får också en djupare förståelse för förändringsresan när handlingsplanen har växt fram tillsammans, säger Andreas Dahlgren, kommunikations- och digitaliseringsdirektör i Botkyrka Kommun.