Flens kommun genomför ett omfattande kommungemensamt eförvaltningsprogram, som syftar till att digitalisera och automatisera arbetssätt och processer i hela kommunförvaltningen. Grundläggande utgångspunkt är ett utifrån-och-in-perspektiv där processerna startar och slutar hos medborgaren/invånaren. För kommunen innebär detta en förändringsresa från traditionella till nya arbetssätt som stärker möjligheten för både medborgare och medarbetare till ökad service, delaktighet och effektivitet. Målet är molnbaserade och samverkande tjänster med hög grad av tillgänglighet och säkerhet.

Satsningen vilar på en infrastrukturell bottenplatta i form av höghastighets- och trådlösa nät runt om i kommunen. Kommunförvaltningen har också, som en av de första kommunerna i landet, infört molnbaserad applikationstillgång via Google Apps för samtliga verksamheter. En annan viktig komponent i bottenplattan är uppbyggnaden av Flens interna katalog (FIKA) över medarbetare och medborgare som bland annat nyttjas för smarta inloggnings- och integrationslösningar.

– Politikerna har tydliga politiska digitaliseringsmål som styr vårt arbete. E-förvaltning med nya digitala stödfunktioner ska införas som gör det enklare att bo och leva i kommunen och IT-funktionen ska bli ett stöd till verksamheterna i den utvecklingen, berättar Urban Bertling IT-chef i kommunen.

E-förvaltningsprogrammet har pågått under flera år och förvandlingen är stor i kommunen:

• Socialtjänsten får ett naturligt processflöde som börjar och slutar hos den enskilde kommuninvånaren.
• Vårdnadshavaren får ökad insyn i sitt barns kunskapsutveckling genom förbättrad digital kommunikation.
• De anställda på kommunen kan enklare hantera sina HR-ärenden och deras chefer får en bättre uppföljning.

B3 Sentensia har samordnat och drivit e-förvaltningsprogrammet framåt parallellt med att projektleda flera av delprojekten. Det ger en helhetssyn som tillsammans med omvittnad kompetens inom upphandling, bred erfarenhet av IT-management samt förankring inom den offentliga sektorn/kommunerna är avgörande för att kunna hantera uppdraget på ett bra sätt.

– En stor fördel med det samordnade arbetssättet är att det uppstår synergier som alla delprojekten kan dra nytta av och använda i genomförandet. Förutom metodik och erfarenheter inom förändringsledningen handlar det om gemensamma avtal, samordnade icke-funktionella krav och SLA:er. På så sätt kan vi hjälpa kommunen att driva projektet mer framgångsrikt, effektivt och säkert samt minska risken för att stuprörslösningar uppstår, berättar Jörgen Samuelsson, VD på B3 Sentensia.

Flens kommun blev i maj 2019 utsedd till 2018-års digitaliseringskommun under KommITS Digitaliseringsdagar.

*B3 Sentensia har gått samman med B3 Ledning och har bytt namn till B3 Effekt.